Servizio di inventariazione: la soluzione progettuale Golem Ict.

L’INVENTARIO DEGLI ENTI LOCALI

 L’inventario “generale”, costituisce la base per la determinazione della consistenza patrimoniale dell’Ente, infatti, solamente integrando tali informazioni con altre informazioni ricavabili dalla gestione finanziaria, economica e patrimoniale è possibile determinare le variazioni attive e passive della consistenza patrimoniale, quindi giungere alla redazione del conto del patrimonio.

 

OBBLIGATORIETÀ DEGLI INVENTARI

A Partire dal 2016 gli Enti dovranno affiancare alla contabilità finanziaria quella economico patrimoniale. Nel corso del 2015 tutti gli enti dovranno avviare alcune attività specifiche, funzionali alla messa in esercizio della contabilità economico patrimoniale, nel 2016.  Infatti la riforma contabile prevista dal decreto legislativo del 23 giugno del 2011 n° 118 ribadisce che nel corso del 2015 gli enti devono avviare le attività necessarie per dare attuazione agli adempimenti rinviati al 2016, con particolare riferimento a:

  • l’aggiornamento dell’inventario;
  • la codifica dell’inventario secondo il piano patrimoniale del piano dei conti integrato;

SERVIZIO:

INVENTARIO PATRIMONIO IMMOBILIARE

Le operazioni da fare:

  1. RACCOLTA DATI
  2. DATA ENTRY
  3. CLASSIFICAZIONE
  4. VALUTAZIONE

Raccolta dati e ricerca delle informazioni

Tale fase consiste nella raccolta dei dati necessari all’attività di inventariazione del patrimonio immobiliare. L’Ente fornirà il supporto richiesto per l’attività di individuazione e raccolta dei documenti richiesti. Nello specifico saranno svolte le seguenti attività:

  • Costituzione dell’archivio catastale all’interno del Sistema Informativo Golem, mediante prelievo delle forniture catastali dall’Agenzia del Territorio e successiva importazione con l’applicativo Golem CTS;
  • Ricerca catastale di tutti i beni immobili di proprietà dell’Ente (fabbricati, terreni) ed elaborazione liste di controllo da sottoporre al personale dell’Amministrazione;
  • Verifica dei dati catastali in collaborazione con l’Ente;
  • Ricerca dati tecnici per la rete viaria e per le reti tecnologiche (Illuminazione; Idrica; Fognaria; ecc.)
  • Ricerca documentazione integrativa per analisi schede interventi (manutenzioni ordinarie, straordinarie);

I dati e gli elementi così raccolti permetteranno l’identificazione e la successiva valutazione dei fabbricati, dei terreni, delle reti e di quant’altro sia di proprietà dell’Ente.
Qualora non fosse disponibile reperire alcuna documentazione, la stima del valore dei beni immobili sarà effettuata mediante valutazione analitica del costo.

Data Entry ( a cura di Golem)

   L’elaborazione dei dati raccolti al precedente punto da luogo ad un elenco completo di informazioni quantitative e qualitative fondamentali per la corretta definizione di tutti i beni immobili, di patrimonio dell’Ente.

Con essa saranno individuate:

  • Denominazione dell’immobile;
  • Ubicazione;
  • Caratteristiche tecniche e stato di conservazione;
  • Estremi catastali;
  • Titoli, atti ed eventuale altra documentazione recuperata presso il Comune, per ogni immobile.

Tutti i dati raccolti, verranno censiti all’interno del software Golem Fortunae, installato. 

Classificazione

L’operazione è volta a classificare i beni per tipologie raggruppandoli per categorie omogenee espresse nel piano dei conti patrimoniale. – (D.Lgs. 118/2011).

Nello specifico, verranno svolte le seguenti operazioni

  • Parametrizzazione archivi Golem con codifica della natura dei beni e collegamento ai conti del piano integrato (patrimonio, ammortamento svalutazione, plusvalenze, minusvalenze);
  • Classificazione dei beni attraverso aggancio alla natura corrispondente

Valutazione

 È la fase di attribuzione del valore monetario ai singoli cespiti costituenti il patrimonio immobiliare dell’Ente.

In base all’Allegato 4/3 del Decreto Legislativo 118/2011, che modifica l’art. 230 del TUEL, le immobilizzazioni materiali sono iscritte nello Stato Patrimoniale al costo di acquisizione dei beni o di produzione, se realizzato in economia (inclusivo di eventuali oneri accessori d’acquisto, quali le spese notarili, le tasse di registrazione dell’atto, gli onorari per la progettazione, ecc) al netto delle quote di ammortamento.  (Per ogni singolo bene sarà ricostruito il piano di ammortamento sia per il valore originale che per le schede di incremento).

 

INVENTARIO PATRIMONIO MOBILIARE

 Le operazioni da fare:

  1. RILEVAZIONE DEI BENI
  2. CARICAMENTO DATI NEL SOFTWARE GOLEM FORTUNAE e CLASSIFICAZIONE E VALUTAZIONE DEL PATRIMONIO

Rilevazione dei beni

È la fase d’identificazione dei beni costituenti il Patrimonio mobiliare dell’Ente che sono ancora in fase di ammortamento.
In tale fase personale esperto Golem ricercherà con l’ausilio degli uffici comunali i documenti di acquisto dei beni mobili che al 31/12 avranno ancora un valore residuo.
Successivamente si procederà alla rilevazione dei beni mobili di proprietà dell’Ente.
La rilevazione avverrà con metodologia collaudata in modo da fornire la massima affidabilità e completezza.

I beni saranno identificati mediante:

  • L’ubicazione al momento della rilevazione;
  • La descrizione sintetica;
  • L’attribuzione dello stato di conservazione effettivo in cui si trova il bene al momento della rilevazione.
  • L’etichettatura (nome comune, numero inventario, logo, anno inventario)


Caricamento e classificazione dati

In questa fase avviene il caricamento, all’interno del software, di tutti i dati raccolti per i beni costituenti il Patrimonio mobiliare dell’Ente.

 La fase di caricamento permetterà di:

  • Classificare i beni per tipologia;
  • Raggruppare per categorie omogenee tutti i beni mobili;

La valutazione del patrimonio mobiliare dell’Ente avviene con riferimento al D.Lgs. 118/2011 e sulla base dei principi riportati nella tabella che segue:

BENI DA INVENTARIARE ACQUISIZIONE DEI BENI ALL’ENTE
Mobili Costo

L’ordinamento consente alcune semplificazioni, quali:

  • I beni di modesto valore e di facile consumo possono essere considerati non inventariabili (*);
  • I beni già ammortizzati potranno essere caricati da eventuali elenchi in possesso dell’Ente. (saranno inventariati a valore zero).
    (*) La definizione dei beni non inventariabili è demandata al regolamento di contabilità.

 

Opzione Rfid.

6Qualora poi fosse presente una cartografia legata alla rilevazione immobiliare, si può individuare sulla stessa mappa ciascun bene mobile.
Per la rilevazione Golem Ict utilizza un sofisticato sistema basato su un interscambio di dati tra la procedura gestionale e palmari specifici. Durante la rilevazione sono applicate a ciascun oggetto targhette di riconoscimento con bar-code tramite codifica a barre a lettura ottica, oppure con chip integrato e sistema a radio frequenze “R-Fid”.

Tecnologia  Palmare Pro.
Al termine dei lavori l’Ente avrà a disposizione un archivio aggiornato e funzionale, dal quale elaborare lo specifico conto del patrimonio, innumerevoli stampe e le estrazioni necessarie per la gestione dei dati. Sono presenti anche i moduli previsti dal modello 24 del DPR 194/96, riguardanti il conto di gestione e movimentazione annuale per consegnatario dati, richiesti dalla Corte dei Conti in caso di verifiche ed ispezioni.

L’impostazione data con la prima rilevazione permette al sistema di autodeterminarsi nel tempo così che la revisione annuale del patrimonio mobiliare diventi estremamente semplice. La speciale etichettatura e l’individuazione dei beni mobili tramite palmare permettono di riconoscere rapidamente le stanze censite e un loro eventuale differente mobilio rispetto alla precedente rilevazione. Il sistema provvede quindi a registrare in automatico la nuova ricollocazione all’interno della Procedura Inventario.

Per il corretto mantenimento del sistema, Golem organizza al termine del servizio giornata di formazione con gli agenti contabili nominati. In tale occasione si consegnano ufficialmente gli elenchi dei beni in carico e si trasmette il corretto metodo di lavoro per una chiara ed ordinata gestione del patrimonio mobiliare pubblico. Un modulo informatico efficace abbinato ad un iter di lavoro predefinito conferiscono ai consegnatari una maggiore responsabilizzazione nei confronti dei beni ricevuti in consegna. Si crea così all’interno degli uffici un livello di attenzione adeguato ad una gestione tanto delicata.

Golem Ict è comunque a disposizione per gli aggiornamenti annuali degli archivi, etichettatura e revisione della situazione mobiliare.

Strumenzazione a supporto:

Strumento di riferimento per applicazioni mobili intensive di uso quotidiano, quali l’inventario. Dotato di un display full VGA, con cui visionare carte e schemi nei minimi dettagli, ha una leggibilità facilitata in condizioni di luce solare diretta o scarsa illuminazione.

Workabout Pro resiste a cadute da 1,8 metri sul cemento ed ha un punteggio di sicurezza IP di 65 (protezione dalla polvere e dagli spruzzi di acqua da ogni direzione).

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  • Sistema Operativo: Microsoft® Windows® Mobile® 6.
  • Comunicazioni Wireless:
  • 802,11 a/b/g, 802,11 b/g
  • UMTS/HSDPA – tribanda, 850/1900/2100MHz voce e dati
  • Bluetooth® classe II, V 2.0 + EDR integrato
  • Moduli Opzionali per codici a barre
  • Espansione per scansione laser monodimensionale: configurazioni a raggio standard, lungo raggio e autoranging.
  • Espansione imager lineare (monodimensionale).
  • Moduli Opzionali per RFID
  • Altissima frequenza: da 868 MHz a 915 MHz

 

Oltre alle comuni etichette di riconoscimento ottico con bar-code Golem Ict  propone per i beni mobili un sistema con tecnologia R-FId che mantiene un inventario sempre aggiornato e organizzato secondo le specifiche del committente (edificio, piano, stanza…).

Questo avanzato sistema “tagga” gli asset (beni) con notevoli vantaggi rispetto alle etichettature classiche:

  • Localizza le attrezzature, anche graficamente ove previsto, nelle singole stanze;
  • Analizza gli spostamenti di ogni bene tenendo traccia delle precedenti ubicazioni;
  • Ottimizza le risorse effettuando statistiche sui beni più soggetti a manutenzione;
  • Automatizza la registrazione di eventi sulla gestione degli asset, generalmente inseriti manualmente;
  • Riduce la possibilità di furti introducendo un ulteriore elemento per la sicurezza.

Le operazioni d’inventario legate alla manutenzione ordinaria in questo modo sono:

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  • Più agevoli: la classica etichetta bar-code di identificazione è spesso collocata in posizioni di difficile lettura.
  • Più veloci: non è più necessario avvicinarsi ad ogni bene per codificare il serial number. È sufficiente che l’operatore entri ed esca dalla stanza anche molto velocemente perché il dispositivo mobile rilevi le etichette associate ad ogni asset collegandole a quell’ambiente.
  • Più sicura in caso di usura e cancellazione della parte grafica: il riconoscimento è dato, infatti, dal chip integrato.
  • Più complete: il chip integrato permette la registrazione di informazioni aggiuntive all’inventario grazie a molteplici aree di memoria dedicate (manutenzioni eseguite sul bene, relazioni o documentazione informatica legata al bene, ecc.).

 

 

Consulenze Opzionali

Golem offre consulenze specifiche in aggiunta ai servizi standard.

  • Segnala e verifica con l’ente eventuali incongruenze tra i dati catastali e la situazione reale (volture non registrate, mancati accatastamenti, aggiornamento e classamento immobili).
  • Offre consulenza fiscale-amministrativa per l’analisi preliminare di potenziali azioni da intraprendere.
  • Mette a disposizione la consulenza tecnica di libero professionista iscritto negli appositi albi professionali per accatastamenti, volture, aggiornamento classificazione catastale.
  • Fornisce consulenza legale in caso di dubbia interpretazione di proprietà, diritti, usufrutti, ecc.
  • Offre una consulenza tecnico-estimativa per valutazioni del reale valore di mercato e per la gestione degli adempimenti legati all’art. 58 del Dl 112/2008 “Piano delle alienazioni”.
  • Automatizza la gestione inventario dei beni mobili tramite collocazione di varchi RFId (costituiti da due antenne in corrispondenza di ogni tornello di entrata/uscita dagli edifici/stanze/ambienti interessati).

 

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Soluzione progettuale Inventario

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