Archiviazione ottica sostitutiva

Golem Ict  propone una vasta gamma di soluzioni e progetti ad hoc per l’archiviazione ottico – sostitutiva sia della Pubblica Amministrazione che dei privati (dalle Pmi alle Imprese di grandi dimensioni).

La nostra esperienza nel campo della archiviazione digitale ci permette di offrire una serie di soluzioni che prevedono la completa gestione del processo di digitalizzazione con migliaia di fogli al giorno, memorizzazione, ricerca e trasmissione di documenti.
Le soluzioni proposte fanno affidamento sugli ultimi indirizzi in materia di condivisione, usabilità e riuso. Le piattaforme sviluppate consentono, a valle di servizi archivistici dedicati e di attività di scansione e data entry massivi, di richiamare tramite browser web o in ambienti LAN o WAN, documenti e dati di varia natura e di procedere laddove previsto all’emissione di certificazioni storiche, anagrafiche e e fiscali.
Soluzioni snelle a servizio degli operatori, integrative o moduli di sistemi gestionali pi? evoluti.

Tra i vantaggi dell’adozione di tali soluzioni :

  • abbattimento degli oneri di gestione fisica del cartaceo
  • ottimizzazione delle operazioni di ricerca in pendenza di svolgimento di fasi amministrative
  • abbandono del cartaceo
  • alimentazione con banche dati derivanti da data entry massivo gestionali solo in parte informatizzati
  • condivisione senza duplicazione di atti e documenti
  • tracking della produttività e controllo delle modalità di accesso ai documenti

Golem Ict in partnership con Target srl ha predisposto al meglio una serie di soluzioni in ambito anagrafico-statistico e di stato civile in base ad corretta interpretazione delle direttive ministeriali in fatto di e-government e di amministrazione digitale.

Le soluzioni prospettate si prefiggono quale scopo la digitalizzazione dei registri di stato civile e  l’eventuale inserimento dei dati storici presenti su essi e sulle schede AP5/AP6, solitamente non presenti nei sistemi di gestione informatizzata del settore anagrafe , ed il riconoscimento del requisito di storicità da parte del Ministero degli Interni (D.P.R. n. 223/89 ex art. 23. Conservazione delle schede anagrafiche nelle anagrafi gestite con elaboratori elettronici), in merito all’archivio anagrafico Schede Dimesse dei comuni di interesse.
I passi operativi e di processo proposti da si articolano in :

Attività di recupero dei registri/schede mediante archiviazione ottica, ipertestualizzazione dei contenuti e indicizzazione dei registri e delle schede mediante data entry massivo;
a) Analisi catalografica sulla consistenza e sullo stato della documentazione da sottoporre a digitalizzazione;
b) Scansione dei documenti, direttamente presso la sede degli archivi dell’ufficio anagrafe committente, con periferiche di acquisizione ottica rotative e/o piane in modalità colore e tecnologia fronte-retro, mediante installazione di un service proprietario costituito dalle citate periferiche e da un numero di postazioni computerizzate adeguate agli scopi;
c) Catalogazione univoca dei cartellini e dei fogli di famiglia, attraverso l’associazione di chiavi di accesso alfanumeriche, effettuata on site e/o presso i ns. centri tecnici;
d) Creazione e normalizzazione di basi di dati secondo le specifiche delle Software House licenziatarie delle release di gestione anagrafica e sistemazione dell’archivio cartaceo e/o eventuale unificazione dell’archivio in presenza di più delegazioni
e) Attività di collaudo a campione delle schede anagrafiche e dei cartellini individuali catalogati ed indicizzati in presenza di Vs. personale incaricato; tale attività di validazione oltre a tenere in considerazione la sostanza delle informazioni a corredo delle immagini verterà sulla ottimizzazione di queste ultime al fine di rendere chiari e nitidi  i frame rappresentativi dei documenti anagrafici scansionati a video. Tale fase sarà verbalizzata in presenza del Resp.le del Settore e costituirà una mile stone funzionale alla chiusura della base dei dati realizzata.
f) Imballaggio in cartoni a doppia onda dei documenti precedentemente imbustati in foglio di polipropilene trasparente nastrato, reggiatura a croce del pacco e sua identificazione con etichetta adesiva autoplastificata indelebile;
g) Attività di richiamo simulato della documentazione cartacea in presenza di Vs. personale incaricato o altro responsabile. Tale attività sarà svolta grazie alla consegna di un tracciato record recante non solo le informazioni chiave di ciascuna scheda quanto i dettagli circa la site location di ciascun documento processato all’interno dei colli di cui al punto f).
h) Sviluppo, personalizzazione della base di dati output del processo in funzione delle specifiche tecniche richieste da software house partner della Vs. spettabile amministrazione. In merito il nostro staff si rende disponibile nell’effettuare analisi di integrazione tra i database relazionali dei documenti Fogli di Famiglia e Cartellini Anagrafici Individuali creati ed i sistemi informativi e gestionali dell’ufficio anagrafe del Comune previa costituzione di una Task Force governata  da un esperto della soluzione gestionale attualmente utilizzata, dall’ufficiale di anagrafe o suo delegato e da un tecnico della Target medesima.
Assistenza nella presentazione delle pratiche di richiesta di sospensione dell’aggiornamento delle schede cartacee individuali, di famiglia e convivenza, nei confronti dei competenti Ministeri ed Istituti di Statistica ed attività di addestramento e formazione dedicata.

 

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